Continuando con los temas de Latam, en octubre próximo de 2021 Microsoft va a lanzar Business Central en Chile y Argentina, y la gente local se está volviendo loca tratando de hacer el evento de lanzamiento más espectacular, mostrando a los usuarios las nuevas tecnologías, el modelo Saas, precios, el mejor ERP para pequeñas y medianas empresas, etc.

Pero ¿sabrán los usuarios cómo estos temas de marketing ayudarán a sus empresas a mejorar?

Me di cuenta de un gran problema en esos países, cada vez que hablo con alguien que busca un ERP, me pide una serie interminable de tareas y procesos porque está acostumbrado a trabajar de esa manera. Me parece que nadie vende un software integrado en esas latitudes, o que a la gente le gusta trabajar en un software diferente para cada tarea. Como ejemplo, algunas empresas tienen software para realizar ventas, otras para control de inventarios, otra para compras, algo para fines contables y por último, pero no menos importante, el pegamento universal que une todo, Excel.

Bueno, lo primero en lo que debemos centrarnos es en el modelo "integrado". No necesita "pasar" la información a la siguiente persona usando Excel o correo electrónico, ni siquiera necesita verificar si el registro contable está hecho, el sistema controla todo, las cuentas contables, el monto de los impuestos, la numeración. serie, etc., debido a la configuración predefinida. Si alguien realiza una compra, todos en la empresa pueden ver la acción y sus resultados, el departamento de ventas puede verificar el inventario de artículos y las fechas de disponibilidad; Los empleados del almacén pueden prepararse para la recepción o el envío, publicar la venta, crear la cuenta por cobrar y, sí, todo sucede en el mismo sistema único.

Puede olvidarse de los silos de información, mucho trabajo, diferentes números según a se le pregunte, mucho trabajo, exceso de inventario, cálculos de ganancias incorrectos, uso extensivo de Excel, una cantidad increíble de correos electrónicos, especialmente en las fechas de cierre de los meses. ¿Mencioné ya mucho trabajo?

Cuando alguien sale en busca de una solución ERP, necesita buscar un software que ayude a evitar la rutina diaria de “procesos sin sentido” en lugar de “automatizar el molesto y engorroso proceso actual”, recuerden, garbage in, garbage out.

Piensan que necesitan cambiar su software para ser más productivos, tener acceso a información más “precisa” y posiblemente trabajar al menos igual que lo hacen actualmente.

Empecemos con una nota muy importante, y un cambio importante, muchas empresas creen que un CRM es para vender, es decir, para hacer cotizaciones y pedidos, no me malinterpreten, el CRM actual funciona y puede hacer esas tareas, pero la tarea primordial de CRM es “crear y mantener” una relación con los clientes, no solo vender. Cuando su empresa busca nuevos clientes todos los días es importante tener un CRM completo con campañas, oportunidades, seguimiento de correo electrónico y esas cosas que hacen feliz al departamento de marketing. ¿Pero usa un CRM para hacer presupuestos y pedidos de venta únicamente? Tal vez seas de esos que matan moscas a cañonazos, pero los ERP reales pueden hacer el trabajo sin herramientas externas y te permiten concentrarte en vender en lugar de hacer integraciones entre el software y luego verificar si todos los pedidos funcionan bien, siempre y cuando el inventario se sincronizó porque tal vez alguien vendió todo el stock en los últimos 10 minutos.

Tomando esto como punto de partida, primero debe definir si desea mantener su CRM actual, cambiarlo por uno nuevo o tal vez verificar si realmente necesita ese tipo de software.

¿Su departamento de marketing realiza algunas de las siguientes tareas?

  • ¿Colabora con otras empresas para oportunidades de ventas?
  • ¿Envía una gran cantidad de correo electrónico a los clientes, realizar un seguimiento de las redes sociales, administrar los suscriptores?
  • ¿Gestiona campañas de varios canales y realiza un seguimiento de esa información?
  • ¿Interactuar con sus clientes con varios miembros de su equipo que comparten información?
  • ¿Gestionar etapas de ventas dinámicas (no fijas)?

Si dice que sí a uno o más de la lista, necesita un CRM; de lo contrario, puede usar la solución ERP.

¿Qué beneficios puede tener como empresa con la nueva solución?

Puedes hacer cotizaciones en el sistema, pedir aprobación (precios, descuentos, cantidades), enviar información al cliente con el correo interno en su lugar imprimir o hacer una cotización en excel, guardar el archivo y luego crear el correo electrónico. Realizar un seguimiento de los cambios de cotización (más descuentos, cambios de cantidades, fechas, etc.) y cuando el cliente acepte la cotización, simplemente hacer clic en un botón y convertir la cotización en pedido (o factura, según la definición de su flujo de trabajo para artículos o servicios), enviar el pedido al almacén para preparar los artículos, hacer el envío de los artículos.

Finalmente, registrar el documento (Pedido de venta, Factura de venta) y obtener una factura de venta registrada con:

  • Registros contabilizados.
  • Cuenta por cobrar creadas.
  • Actualización de los ingresos del flujo de caja.
  • Movimientos de inventario contabilizados.
  • Disponibilidad de artículos actualizada.
  • Informes de ventas, cuentas por cobrar, contabilidad e inventario ya actualizados.

Entonces, con los últimos puntos, usted, como empresa, obtiene una información actualizada y siempre en línea que le permite tomar buenas decisiones basadas en hechos reales, no en informes de Excel creados con información antigua.

Sus vendedores pueden verificar el inventario, precios, cantidades en tiempo real con la aplicación del teléfono; puede ir directamente a la oficina del cliente y comenzar a vender en lugar de ir a la oficina y perder 2 horas solo para obtener la “última y más reciente información de stock”.

El trabajador del almacén tiene acceso a los pedidos de venta aprobados que deben ser recogidos o preparados en caso de que usted administre artículos, directamente, sin necesidad de correo electrónico.

El personal de contabilidad no necesita hacer pólizas y registrarlas, simplemente "recibe" la información y puede hacer que el proceso de cierre del mes sea fácil y rápido.

Entonces, con el "nuevo lanzamiento de Business Central", la empresa obtiene:

  • Trabajo más integrado: todo funciona de forma predecible.
  • Información más precisa: siempre obtiene la información más reciente y actualizada, simplemente abra la página.
  • Mejores decisiones en capacidad de tiempo: en algunos negocios, si tiene dudas, puede perder mucho dinero.
  • Clientes satisfechos: no más "Lo sentimos, tenemos un retraso en ..."
  • Empleados felices: menos errores, menos prisas en el trabajo.

No te enfoques solo en la tecnología, revisa tus procesos, tu gente, busca cambios que realmente ayuden a tu negocio a crecer, no porque siempre se haya hecho algo de una manera, significa que se hace correctamente.

Busque un buen partner, alguien con experiencia en tu tipo de industria, cualquier partner puede configurar Business Central de una manera medianamente correcta, pero es mejor buscar aquellas empresas que alienten a sus consultores a mejorar, a preguntar por qué, a desafiar tus procesos, no solo decirte, ¿cómo quieres que lo configure? y que solo tomen nota de tus solicitudes sin ofrecerte nuevas y mejores formas de hacer las cosas.

Es por eso por lo que la tecnología no es lo único en lo que enfocarse el próximo mes de octubre.