Sigues sin estar convencido que abandonar tu antiguo plan de cuentas hiper-segmentado es una buena idea? No sabes qué narices tiene que ver este gráfico lleno de palabras (y no números) con la contabilidad? Aquí tienes las 5 razones por las que deberías usar dimensiones:

1) El plan de cuentas se reduce. En serio, mi empresa era una de esas con 4.000 cuentas contables antes de implantar Dynamics NAV. Codificábamos los proyectos y los usábamos intensivamente, y teníamos tres o cuatro segmentos en cada grupo contable. Todas las personas del departamento de contabilidad tenían en su mesa un carpesano enorme que tenían que consultar cada día para hacer su trabajo. No solo era imposible recordar todo ese detalle, sino que además se tardaba demasiado en escribir esos códigos en el sistema. Con tantos números introducidos de forma manual, era muy fácil cometer errores. No pasabamos dos días enteros cada mes, después del cierre, investigando para comprobar que todo se hubiera registrado en el sitio correcto, y reclasificando registros para corregir los errores. Nuestro plan de cuentas tiene ahora menos de 200 cuentas, y seguimos eliminando algunas cada año.

2) Codificar las cuentas se vuelve intuitivo. Seguimos usando códigos de proyecto de forma intensiva, pero ahora somos capaces de darle un nombre, cosa que hace que codificar resulte mucho más intuitivo, menos propenso a errores, y permite que la gente ajena al departamento de contabilidad pueda introducir datos en el sistema.
En la empresa trabajamos con mucha gente que no son de número, pero hablar de dinero con ellos es mas fácil desde que empezamos a usar las dimensiones. Nadie necesita recurrir al carpesano con la lista de cuentas para "determinar la codificación de los gastos de viaje del último proyecto". Ara podemos decir con palabras "codifica los gastos del equipo de márquetin para el evento escuela dominical para niños, en Ohio", y todo el mundo sabe como se codificara la factura de gastos cuando se introduzca en Dynamics NAV.

3) Mejor control y precisión. Está claro que con una codificación mas intuitiva y un plan de cuentas más acotado, todos deberíamos percibir una mejora en el control y la precisión de los registros. Pero hay más! Dynamics NAV ofrece muchas más posibilidades respecto a las dimensiones cómo:
- Permitir definir valores por defecto en las dimensiones
- Añadir mensajes de aviso para asegurar que se usan los valores de dimensión correctos en los sitios adecuados
- Permitir controlas las dimensiones en datos master además del plan de cuentas. Por datos master entendemos clientes, productos, proveedores, etc.
- Permitir restringir cómo unas dimensiones se combinan con otras, así como su prioridad.

Todas estas características se combinan para asegurar que el sistema es el que hace el trabajo, en lugar de los usuarios, lo que hace que el resultado sea más preciso. Recordáis las dos jornadas que mi empresa requería para revisar y corregir registros? El año pasado pude enviar un email a mi equipo explicando que habían hecho un trabajo perfecto - sin errores - ni una sola reclasificación fue necesaria.

4) Más flexibilidad al elaborar informes. Incluso con un plan de cuentas más corto, ahora tenemos más detalle del que nunca habíamos tenido, porque el uso de las dimensiones nos lo permite. El esfuerzo para añadir un nuevo segmento en nuestro sistema antiguo para soportar un cambio en las necesidades de reporting, era simplemente prohibitivo. Con las dimensiones, hemos ganados esa flexibilidad sin tener que añadir 400 páginas a nuestro plan de cuenta. Ahora producimos informes con información más valuosa que nunca, y tenemos la posibilidad de combinar esa información para ayudarnos a tomar decisiones de negocio.


5) Sigues teniendo nuevas opciones, incluso después del arranque. Creo que mucha gente piensa que el único momento en que se pueden tomar decisiones acerca de las dimensiones es en la implementación inicial del sistema. Aunque este es un momento muy importante, siempre tienes la opción de añadir o cambiar dimensiones. Nosostros, por ejemplo, hemos añadido una nueva dimensión por año, a medida que nuestras necesidades han cambiado y hemos determinado que necesitabamos obetener información con distintas prioridades.

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El artículo original se titula 5 reasons you need to use NAV dimensions (part 2 of 15) y ha sido escrito por Kerry Rosvold.
Kerry trabaja como controller en Augsburg Fortress Publishers desde 2008. Dynamics NAV es el ERP que ella elije y lo usa desde 2004. Kerry publica habitualmente en el blog Dynamics NAV Financials.
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Salut!
Laura Nicolàs

Autora del libro Implementing Microsoft Dynamics NAV 2013