CRM 2011 – Regel bei der Synchronisierung von Kontakten zwischen CRM und Outlook

Wie ja jedem bekannt sein würde können Kontakte zwischen CRM und Outlook Synchronisiert werden.
Was aber immer wieder für Verwirrung sorgt ist die Frage, wann wird was zwischen Outlook und dem CRM synchronisiert und was passiert, wenn ich einen Kontakt in Outlook oder dem CRM lösche. In der folgenden Aufstellung habe ich mal versucht, die Zusammenhänge darzustellen.

Ein synchronisierter Kontakt wird in Outlook bearbeitet

Die geänderten Daten werden mit dem CRM synchronisiert und der Kontakt im CRM wird dabei aktualisiert.

Ein synchronisierter Kontakt wird im CRM bearbeitet

Die geänderten Daten werden mit Outlook synchronisiert und der Kontakt wird dabei in Outlook aktualisiert.

Ein synchronisierter Kontakt wird im CRM deaktiviert

Der Kontakt wird in Outlook nicht gelöscht und verbleibt in den Kontakten von Outlook.

Ein synchronisierter Kontakt wird im CRM gelöscht

Der Kontakt wird in Outlook nicht gelöscht und verbleibt in den Kontakten von Outlook.

Ein synchronisierter Kontakt wird in Outlook gelöscht

Der gelöschte Kontakt verbleibt im CRM und wird dort nicht gelöscht oder deaktiviert.

Ein synchronisierter Kontakt, der im CRM erstellt wurde, wird so verändert, das er nicht mehr meinen Synchronisierungsregeln entspricht

Der Kontakt wird aus meinen Outlook-Kontakten entfernt.

Ein synchronisierter Kontakt, der in Outlook erstellt wurde, wird so verändert, das er nicht mehr meinen Synchronisierungsregeln entspricht

Der Kontakt verbleibt in meinen Outlook Kontakten. Eine Änderung in meinem Outlook Kontakt wird weiterhin mit dem CRM synchronisiert, ebenso wird eine Änderung des Kontaktes im CRM den Kontakt in meinem Outlook synchronisieren.

Ihr seht also, ob ein Kontakt zwischen CRM und Outlook synchronisiert wird oder nicht hängt nicht nur davon ab, wie die Synchronisierungsregeln eingestellt sind sondern auch davon, ob der Kontakt durch die Synchronisation in meinen Outlook-Kontakten angelegt worden ist oder nicht.
Ich achte in meinen Projekten immer darauf, dass das CRM das führende System für die Kontakte wird und die Kontakte immer erst im CRM angelegt werden, bevor sie mit dem Outlook der Benutzer synchronisiert werden. So kann immer klar definiert werden was passiert, wenn ein Kontakt im Outlook und/oder CRM verändert bzw. gelöscht wird.