Kontakte synchronisieren, von denen ich nicht der Besizter bin

In den Foren gibt es immer wieder die Frage, wie ich die Kontakte andere Besitzer im CRM mit meinem Outlook synchronisieren kann.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu realisieren, wobei sich aber in der Praxis die folgende Lösung bei meinen Kunden als die einfachste und flexibelste Lösung bewährt hat.

Bei dieser Lösung wird eine neue Beziehung zwischen dem Kontakt und dem Benutzer hergestellt. Der Benutzer muss sich dann nur noch bei den Kontakten, die er synchronisieren möchte, in dieser neuen Beziehung eintragen und die Einstellungen für seine lokale Daten entsprechend ändern, schon wird der Kontakt bei der nächsten Synchronisation mit übernommen.

Folgende Schritte müssen für diese Lösung im CRM vorgenommen werden:

• Unter Einstellungen/Anpassung die Entität Kontakte auswählen und öffnen
• Den Punkt n:n Beziehungen auswählen
• Neue n:n Beziehung auswählen
• als verknüpfte Entität die Entität Benutzer auswählen
• Als Anzeigename verwende ich immer „Sync Partner“, was ich für beide Seiten eintrage, so wird der Name sowohl beim Kontakt als auch beim Benutzer so angezeigt.
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• Jetzt die Anpassung speichern und veröffentlichen, schon steht der neue Menüpunkt bereit, unter dem sich die Benutzer eintragen können.

Damit die Kontakte jetzt synchronisiert werden, müssen noch die Einstellungen der lokalen Daten bei den Benutzern geändert werden.

Dazu innerhalb von Outlook die folgenden Schritte durchführen:

• den Menüpunkt CRM/Lokale Datengruppen ändern aufrufen
• Eine neue Datengruppe für Kontakt anlegen und dieser Einstellungen vornehmen
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• Diese Konfiguration unter dem Namen SyncPartner speichern
• Als Ergebnis gibt es nun zwei Einträge für Kontakte unter den lokalen Daten und das Ergebnis beider Abfragen wird synchronisiert