Comment un nouveau système de gestion d’affaires ERP peut assurer la prévisibilité de vos coûts – Liste d’évaluation d’un nouveau système ERP #6

Parmi les différents facteurs à considérer au moment de l’acquisition d’un nouveau système de gestion financière tel que Microsoft Dynamics GP, la prévisibilité des coûts est un élément dont l’importance ne doit pas être sous-estimée.

Dans un article précédent, nous avons parlé des différences principales entre les déploiements sur site (on premise) et infonuagique (cloud). Comme ces deux déploiements utilisent généralement des structures de paiement différentes, il est important de prendre celles-ci en considération pour mieux gérer à long terme les coûts associés à l’implantation, aux opérations, à l’évolutivité, aux mises à jour et à la maintenance de votre système selon les moyens et le budget de votre entreprise.

Les coûts associés à un déploiement on premise

Une installation sur site ou on premise comprend généralement une charge de licence unique, sans compter les frais de maintenance (généralement un pourcentage du prix de votre solution), qui eux sont habituellement payables sur une base annuelle. Puisque votre entreprise est propriétaire du matériel informatique et de l’infrastructure, il peut aussi s’avérer nécessaire de les mettre à jour.

Pour mieux prédire vos coûts à long terme, renseignez-vous sur la possibilité de baser vos renouvellements sur un prix catalogue protégé. Ainsi, à moins d’investissements substantiels dans votre système, vos coûts de maintenance resteront stables même si le prix du logiciel augmente. En gardant votre solution à jour, vous vous assurez que vos dépenses soient prévisibles et donc plus facilement gérables à long terme.

Les coûts associés à un déploiement cloud

Dans le cas d’une solution à déploiement infonuagique, vous vous trouvez en quelque sorte à la louer de façon mensuelle. La maintenance, les correctifs et les mises à niveau deviennent disponibles automatiquement, faisant ainsi en sorte que votre solution est constamment à jour. De plus, ces frais sont généralement inclus dans le prix de base, lequel est souvent payable sur une base mensuelle.

Puisque c’est le fournisseur qui est en charge de l’infrastructure et du matériel informatique, un déploiement cloud offre une structure de paiement prévisible avec très peu de fluctuations d’un mois à l’autre. Il est également possible de conserver le même prix mensuel pour une longue période de temps grâce à différentes possibilités de durée de contrat.

Comment assurer la prévisibilité des coûts

Pour bien budgéter votre solution à long terme, il faut prendre en considération plus que les coûts d’achat et de licences initiaux. Ainsi, votre budget devrait inclure les coûts associés aux services d’implantation, d’intégration et de formation, sans oublier la maintenance, les correctifs et les mises à jour. Il faut également avoir un budget en place pour le soutien et l’assistance technique en cas de tout problème ou de configurations pouvant s’avérer nécessaires suivant l’implantation.

En établissant clairement la liste de vos exigences et de vos attentes, votre partenaire sera en mesure de vous fournir une idée claire des coûts à court et à long terme. Même s’il peut être tentant d’économiser, JOVACO recommande de ne pas sauter la phase d’analyse au début de votre implantation : à long terme, vous économiserez ainsi en temps et en argent car des objectifs et des lignes directrices claires auront été mis en place pour le projet.

Bref, votre choix de solution de gestion financière a un grand impact sur la prévisibilité de vos coûts ; c’est donc un facteur important à considérer lors de l’acquisition d’un nouveau système ERP. Ainsi, vous vous assurez d’éliminer le plus possible les frais, les fluctuations de prix et les augmentations imprévues, surtout après la première année. Cela réduit non seulement le risque d’entreprise mais améliore également votre résultat net. Pour en apprendre plus sur les autres éléments auxquels vous devriez songer avant de faire le saut, téléchargez notre livrel dès aujourd’hui afin de consulter la liste d’évaluation complète.

Par JOVACO Solutions, spécialiste d’implantation de Microsoft Dynamics GP au Québec