Business Central o NAV 2018?

Bueno, sigue pasando el tiempo y vamos conociendo cada vez mas Business Central, esto también conlleva mas preguntas de porque decidir entre Dynamics NAV y Business Central, ¿cuál es mejor? ¿por qué escoger a uno sobre el otro? ¿Qué ventajas tiene decidir irse con uno u otro?

Estas son preguntas que me han hecho y en esta ocasión intentaré responderlas.

Primero debemos establecer algo, Dynamics NAV 2018 será la última versión de este producto que saldrá al mercado y debido a las reglas de soporte de producto de Microsoft, tendremos hotfixes y cumulative updates por lo menos hasta 2023 como mainstream y hasta 2028 como extended (puede verse en https://support.microsoft.com/en-us/hub/4095338/microsoft-lifecycle-policy). También tenemos integración con directa Dynamics 365 Sales (antiguamente conocido como Dynamics CRM), office, etc. Algunos partners mencionan que al ser Business Central un producto creado para la nube y Dynamics NAV 2018 para On-Premise, la conectividad de Business central es mejor con un smartphone, una Tablet o un equipo que no tenga Windows, la realidad es que NAV 2018 puede hacer eso también.

¿A que nos lleva esto? A tener que tomar en cuenta la visión a futuro de la empresa; es importante que el área de TI defina una estrategia de inversión planeada para los próximos años tomando en cuenta de donde inicia.

¿Ya cuenta con una versión de NAV previa?

Entonces es casi 100% seguro que cuenta con desarrollos ya que esto es la fortaleza de NAV, su capacidad de adecuarlo a las necesidades de cada empresa. Hay dos maneras de ver el futuro:

Migrar los desarrollos a NAV 2018 o Business Central.

Esto implica pasar el código de la versión antigua a la nueva versión sin preocuparse de modificar los objetos del sistema (si, también se puede en Business Central). Lo que obtendremos será un producto con soporte de parte de Microsoft como hasta ahora lo ha tenido, salen hotfixes y updates que el cliente puede decidir integrar o no a su sistema con la consiguiente inversión para agregar código al sistema. Para ambos sistemas, esto es una instalación On-Premise (en hardware propio, co-locado, azure, etc.) ya que el esquema Saas no permite esto y nos encontramos que una decisión económica (esto es la opción mas barata) nos crea una limitante técnica.

Reconstruir los desarrollos como extensiones (si, aplica para NAV 2018 con algunas limitantes de eventos).

Hay que realizar un análisis de los desarrollos actuales y ver como pasarlos al modelo de extensiones versión 2 de manera que estos puedan ser desplegados en modelo On-Premise y Saas indistintamente. Tendremos algunas limitantes en NAV 2018 pero, por otra parte, se obtiene la capacidad de migrar a Business Central en el momento que uno desee y entonces convertimos la decisión técnica en una decisión económica ya que este esquema es el más costoso.

Que ganamos en ambas opciones:

Bueno, para el caso de ambos sistemas tendremos funcionalidad agregada como flujos de trabajo mejores, flujo de caja y contabilidad de costos (para aquellos que no lo tenían previamente) y mejor integración con servicios en la nube.

Como podemos observar, al mes de marzo de 2019, las diferencias entre Dynamics NAV 2018 y Business Central son pocas a nivel operativo, ambos productos son muy buenos con una gran capacidad de cubrir las necesidades de una empresa; como plus en la reconstrucción de desarrollos a extensiones podemos decir que Business Central gana 3 características clave contra 2018:

Opciones de licenciamiento – Permite el licenciamiento perpetuo o la suscripción.

Opciones de hosteo – Permite ponerlo como Saas cosa que 2018 no permite.

Actualizaciones sencillas – Permite que se agreguen los updates de forma automática cada que Microsoft realice un push de actualización.

Empresas que no tienen NAV

Para las empresas que no tienen NAV a marzo 2019, la decisión del producto será tomada por el partner con el que se sienten a negociar, al menos hasta el 31 de marzo ya que es la fecha determinada por Microsoft para detener la venta de Dynamics NAV 2018 para nuevos clientes. Para los existentes hasta antes de ese día, se podrá seguir vendiendo licencias de usuario, pero no nuevas instalaciones.

Ahora bien, establecido el punto de que los nuevos clientes solo tendrán la opción de Business Central y que para los clientes existentes aun podemos hacer algo con versiones de NAV, veamos una situación que se me presentó (varias en realidad).

Escenario

• El cliente tiene un NAV versión 2013 y quiere saber si le conviene pasar a 2018 o a BC.
• Al revisar los objetos se detecta que es un NAV 2013 ES con algunos desarrollos muy focalizados.
• Su partner actual le dice que lo puede migrar a 2018 o BC ambos On-Premise.

La respuesta es:

Se puede reconstruir los desarrollos focalizados a extensiones, no será rápido ni barato, pero solicitando una instancia de Business Central ES, solo se trata de agregar dicha extensión nueva y el sistema continuará funcionando como hasta el día de hoy (me refiero a que tendrán la parte de cartera y su módulo de retenciones que actualmente comprende 153 objetos modificados, muchos de ellos páginas) pero con todas las nuevas funcionalidades de Business Central, incluyendo la parte de la suscripción. Esta es la opción más cara debido al trabajo extra de análisis a realizar, ver en que eventos se conectarán las nuevas funciones para sustituir el código directo en páginas, tablas y codeunits. Este trabajo pudiera implicar de 300 a 400 horas (mucho por los reportes).

Ya con esto, se puede desplegar la solución en Saas y agregar la localización para un país centroamericano sin problemas permitiendo así:

• Entrar en el modelo de suscripción o mantenerse en perpetual.
• Actualizaciones automáticas de la aplicación.
• Eliminar o disminuir costos de hardware.
• Quitar la dependencia de hardware Wintel en las oficinas.
• Eliminar el uso de licencias de terminal server.
• Debido a la redundancia y la disponibilidad de datos que Microsoft ofrece, eliminar la generación y control de respaldos.
• Disminuir el costo de almacenamiento de data.
• Integrar un modelo de negocio a nivel mundial ya que Business Central será una experiencia idéntica en cualquier país en el que la empresa comience a trabajar.
• Permitir la integración de operaciones mediante Intercompañías.
• Permitir la consolidación de resultados grupo de manera nativa.

Como podemos ver, la actualización a Business Central con el modelo de extensiones nos da muchos beneficios que no son tan relativos a la funcionalidad, pero sí de negocio, empresa y retorno de inversión.

¿Qué pasaría si el cliente decide no invertir en el cambio a extensiones y solo migra el código actual a On-Premise (2018 o Business Central)?

Ok, el sistema va a funcionar, eso es seguro. Sin embargo, hablando de 2018, tendrá una vida útil larga y productiva hasta 2028 donde saldrá de soporte; antes de esas fechas, NAV 2018 será dejado lentamente atrás por las nuevas tecnologías que vayan saliendo al mercado. A partir de 2020, cualquier desarrollo que requiera cambio o ajuste en C/Side verá su costo incrementado por la falta de desarrolladores con conocimiento de esa tecnología (la verdad no es tan diferente de al pero ya sabemos cómo funciona esta área de sistemas) y al final, hablemos posiblemente de 2022, se deberá hacer la inversión para reconstruir los desarrollos a extensiones.

Si se migrará a Business Central On-Premise, pasaría exactamente lo mismo sumando que no se tendría acceso a las nuevas funcionalidades, mejoras y agregados que salen al mercado cada mes y cada big release.

Ahora bien, si se han fijado, menciono a marzo 2019, la razón es que en abril tendremos nuevo release con mejoras y algunas de ellas si serán un diferenciador entre NAV y Business Central.

Por ejemplo:

• Los nombres y descripciones cambiaran de 50 a 100 caracteres; esto es muy importante ya que muchos clientes quieren escribir una letanía en cada descripción, me ha tocado ver requerimientos de 1000 caracteres.
• Creación de las ordenes de inventario físico, actualmente se usan diarios y es un problema llevar el control, al dividir los conteos en ordenes, se puede mejorar la productividad al momento de contar inventarios.
• Seleccionar múltiples ítems en líneas de venta o compra, permite seleccionar varios productos en una sola acción en lugar de ir línea por línea, si se activa la cantidad por defecto, se llenará automáticamente el campo Cantidad en la línea insertada.
• Caducidad en cotizaciones, ¿cuántas veces hemos visto que las cotizaciones dicen que valida por X días? En el nuevo release se puede controlar estas fechas y cancelar las cotizaciones ya vencidas.
• Unir registro de cliente, proveedor o contacto duplicados, en algunos clientes hemos visto que duplican clientes y luego de procesar, se dan cuenta y ya no es posible eliminar dichos registros, con esta funcionalidad, podremos unir estos datos (habrá que probar esto en cuanto salga).
• Subir imágenes en lote, hace unas semanas, un prospecto me preguntó si podía subir imágenes de productos en lote, la pregunta es porque maneja muchísimos ítems y la verdad subir tanta imagen es un incordio, con esta funcionalidad simplemente se nombra la imagen con el número de ítem que le corresponderá en la base y se meten todas las imágenes a un archivo zip para importarlas.
• Marca de tiempo en registros, esto nos permitirá encontrar registros no solo por la fecha, también por la hora.

Hay muchos cambios y mejoras más, pero por ahora solo me enfoqué en las que me parecieron importantes para determinar si Business Central tiene ventajas sobre Dynamics NAV desde el punto de vista de una empresa que piensa realizar el cambio.

Y finalmente llegamos al principio, ¿tiene ventajas para la empresa del escenario mencionado cambiarse Business Central o no?

La respuesta no es sencilla, tecnológicamente si es conveniente dado que permitirá el acceso a nuevos procesos, nuevas funcionalidades y una experiencia de trabajo replicable a nivel mundial; también disminuye los costos de operación del departamento de sistemas ya que no será necesario instalar nada de aplicativos, simplemente se usa un navegador y listo.

En términos de retorno de inversión, el cambio es soportable si cambiamos a Saas ya que disminuimos el costo de propiedad de hardware además de que el costo por licenciamiento se reduce por dos años gracias al 40% de descuento para clientes existentes de NAV migrando a suscripción lo que permite que el retorno de inversión sea mayor y más rápido.

Financieramente, el costo mensual de licenciamiento en suscripción es un gasto que puede ser 100% deducible cosa que no ocurre con el licenciamiento perpetual.

Operativamente, se contará con nuevas funcionalidades “out of the box” cada cierto tiempo sin necesidad de invertir en desarrollos y solo implicará entrenamiento de usuarios (y tal vez tiempo de consultoría para configurar esas nuevas funcionalidades).

Acceso a un mercado de aplicaciones y extensiones que permitirá a cada empresa encontrar la solución a sus necesidades entrando al appsource y buscando una app que simplemente se instala, se prueba, si nos sirve se paga y se usa (si tiene costo) o la desinstalamos si no nos sirvió.

Como pueden ver, al final, la decisión se basa más en el nivel de inversión que puede ejercer en este momento pero fundamentalmente, lo importante es definir que es lo que la empresa busca o desea para si misma en el futuro a mediano y largo plazo.