Configuring Time Entry Limits and Time Zone Behavior in Dynamics 365 Project

Problem Definition:   Time entries are an important part of project management because they are used to record the  time spent by resources on project activities. This information can later be used for project  tracking, billing, cost calculation, and reporting.  However, without appropriate validation, users may enter unrealistic amounts of time for a single  day. For example, a user could accidentally record more hours than they worked, which can  affect the accuracy of project data and subsequent reporting.  Another challenge can occur when users in different time zones access the same time-entry data.  When dates are displayed according to the viewer’s time zone, the same entry may appear on a  different date, which can cause confusion when reviewing or managing time entries.  Therefore, administrators need a way to control the maximum amount of time that can be entered  for a day and, where required, control how dates are displayed across different time zones.  Solution:  Dynamics 365 Project Operations provides Time Entry Configuration settings that allow  administrators to control how time entries are validated and displayed.  As part of the 2026 Release Wave 1, Project Operations introduces the ability to configure the  maximum daily time entry duration. Administrators can define the maximum number of  minutes that users are allowed to record in time entries for a single day.  By default, the maximum duration is 24 hours (1,440 minutes). Administrators can reduce this  limit to a value that better reflects their organization’s working policies. For example, an  organization may configure the maximum daily duration to 9 hours (540 minutes).  The configured limit is checked whenever a time entry is created, or an existing time entry is  modified.  Project Operations also provides a setting to control the time zone behaviour of dates displayed  in time-entry grids. Administrators can use either the default Time Zone Aware behaviour or  configure the grid to use Time Zone Independent behaviour.  Time Entry Configuration  The Time Entry Configuration section contains settings that control how time entries are handled  in Project Operations.  The available configurations include:  •Maximum daily time entry duration.  •Preferred time zone behaviour on time entry grids.  These settings can be accessed by a system administrator through the Project Operations settings.  Steps to Access Time Entry Configuration  1.Sign in to Project Operations as a system administrator.  2.In the left navigation panel, change the area to Settings.  3.Under General, select Parameters.  4.Open the required Organization Unit.  5.Scroll down to the Time Entry Configuration section.  Figure 1: Time Entry Configuration section in Project Operations Parameters.  Configure Maximum Daily Time Entry Duration  By default, Project Operations allows a maximum of 24 hours (1,440 minutes) to be recorded  for a single day.  Administrators can change this value and configure a more suitable limit based on the  organization’s working policies.  For example, an organization with a standard working day of 9 hours could configure the  maximum daily duration as:  9 hours × 60 minutes = 540 minutes  The configured value is then used to validate time entries whenever a user creates a new entry or  modifies an existing one.  Hands-on Implementation  To understand how the configuration works, I tested the maximum daily time-entry duration in a Project  Operations environment.  For the demonstration, the maximum daily duration was configured to 9 hours (540 minutes).  Step 1: Configure the Maximum Duration  … Continue reading Configuring Time Entry Limits and Time Zone Behavior in Dynamics 365 Project