Microsoft Dynamics CRM 2011 | Private Views – Disabled Users

Heute möchte ich auf ein übliches Scenario eingehen. Was passiert mit geteilten privaten Ansichten, wenn ein Benutzer im System deaktiviert werden muss.

Dazu habe ich in meinem Testsystem einen neuen User eingerichtet und unter diesem Benutzer ein paar Datensätze erzeugt. Neben Firmen und Kontakten auch ein paar Aktivitäten.

Darüber hinaus habe ich eine neue private Ansicht erstellt, in der ich die Spalte “Bevorzugter Tag” hinzugefügt habe. Im Bild rechts zu sehen ist die Ansicht der Datensätze unter dem betreffenden Benutzer.

Diese Ansicht teile ich nun mit einem anderen Benutzer im System, vergebe dabei jedoch nur die Lese-Rechte.

Ein in der Praxis übliches Scenario, da der Nutzer verhindern möchte, dass an seiner Ansicht Änderungen von jemand anderem gespeichert werden können.

Versucht der Nutzer dies, erhält er diese Fehlermeldung, mit dem Verweis, das Ihm die erforderlichen Rechte für diese Aktion fehlen.

Die Ansicht selbst hingegen kann er/sie als persönliche Ansicht auswählen und die Datensätze hiermit betrachten.

Gemäß Support-Artikel ist empfohlen, bei Bedarf einen Nutzer aus dem System zu entfernen, diesen vorab des Deaktivierens die im Besitz befindlichen Datensätze neu zuzuweisen.

Dafür gibt es eine einfache Schaltfläche, die zur Verfügung steht, wenn man den betreffenden Benutzer-Datensatz öffnet.

Ein Klick löst die Zuweisung aller Datensätze zum ausgewählten Benutzer aus.

Im 2. Schritt deaktiviere ich dann den Benutzer.

Dabei erscheint dann vorab auch noch eine entsprechende Meldung, die noch einmal verdeutlicht, welche Konsequenzen diese Aktion haben wird.

Ich weiß, die wenigsten lesen sich diese Meldung durch.

Danach schaue ich mir an, ob mir die Datensätze zugeordnet worden sind und ich nach wie vor Zugriff auf die bislang mit Leserechten geteilte Ansicht habe. Beides ist der Fall.

Erneut versuche ich, die Ansicht zu ändern. In diesem Fall verändere ich einfach nur die Reihenfolge zweier Spalten.

Anschließend versuche ich die Änderungen zu speichern und voilá – die Änderungen wurden gespeichert.

Was also ist passiert, dass ich diese Rechte nunmehr besitze?

Bei der Zuweisung aller Datensätze, wurden mir auch die privaten Ansichten “übertragen”. Ich bin nunmehr Besitzer und habe damit auch die erforderlichen Schreibrechte.

Zur Bestätigung zeige ich Euch im Bild links noch mal die geänderte, gespeicherte Ansicht.

Damit ergeben sich einige Regeln bei der Deaktivierung von Benutzers und vorheriger Zuweisung der Datensätze, die ich in der nachfolgenden Tabelle versuche zu verdeutlichen:

Datensätze neu zuweisen/Benutzer deaktivieren	Aktion
Aktivitäten werden neuem Benutzer zugeordnet
Leads, Kontakte, Firmen, etc. werden neuem Benutzer zugeordnet
Erzeugte Prozesse werden neuem Benutzer zugeordnet
Veröffentlichte Prozesse laufen im Kontext des neuen Benutzers weiter
Laufende Prozesse werden im Kontext des deaktivierten Benutzers beendet
Private Ansichten werden neuem Benutzer zugeordnet
Neuer Benutzer kann die private Ansicht bearbeiten und speichern
Neuer Benutzer wird über neu zugeordnete Datensätze und Ansichten informiert

 

Fazit: In einer Live-Umgebung sollte man sich genau überlegen, ob man die Datensätze gleich “dem Nachfolger/der Nachfolgerin” übergibt. Denn auch die privaten Ansichten geraten somit unter Umständen aus dem Wirkungskreis des System-Administrators.

Ein besserer Weg wäre, die Datensätze zunächst dem Systemadministrator zu übergeben und anschließend diese zu identifizieren und gezielt neu zuzuweisen.

 

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