Remboursement des avances de disponibilité dans le module Gestion des dépenses de Microsoft Dynamics 365 pour les Opérations

Afin de compléter mon précédent article, voici les informations concernant les remboursements d’avances de frais. Lorsqu’un collaborateur s’est vu verser une avance de frais trop conséquente au vu des dépenses réalisées pendant le déplacement professionnel, il est possible d’effectuer un remboursement. Ce processus est fonctionne différemment que sous AX 2012.

Vous aurez besoin d’une catégorie partagée de « Type de dépense » positionné à « Retours d’avance de disponibilités ».

Par la suite, il faut créer une catégorie de dépense basée sur la catégorie partagée.

Lorsqu’on ajoute une catégorie au niveau de l’état de dépense, il faut à ce moment-là récupérer la catégorie de dépense qui vient d’être créée.

Par défaut, la dernière avance de disponibilité payée est sélectionnée dans le champ « Numéro de demande d’avance de disponibilité » avec le solde correspondant dans le « Montant de la transaction ». On peut évidemment ajuster le montant et modifier la référence à la demande d’avance de disponibilité s’il en existe plusieurs pour le collaborateur concerné.

Comme pour les autres cas, il faut soumettre le workflow. On remarque que le montant est négatif.

Après approbation du workflow et de la validation comptable, le statut est mis à jour à « Traité pour paiement ».

Si l’on prête attention au solde, la valeur est mise à jour en fonction de l’état de dépense validé. Pour notre exemple le solde est mis à jour de 500 USD à 260 USD (500 – 170 – 70).

On peut noter que les pièces comptables prennent en compte cette mise à jour : les 70 USD ont bien été retournés à la société (la première transaction d’avance de 500 USD a été contrepassée pour 70 USD).

Voilà !

Yohann ROLLAND

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