How to: Como configurar las aprobaciones de compras en Business Central

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Puedes verlo en mi canal de Youtube

Como configurar las aprobaciones de compras en Business Central.

Una de las funcionalidades que disponemos en Business Central es la de generar un flujo de aprobación de compras. En algunas organizaciones, podemos encontrarnos que un usuario puede comprar hasta un importe limitado, pero a partir de allí, tiene que autorizar la compra un responsable (aprobador). Con la incorporación de Power Automate, podríamos configurar flujos muy complejos, pero aquí vamos a revisar la funcionalidad básica incorporada en Business Central.

1 - Configurar los usuarios

Lo primero que debemos realizar es la configuración de los usuarios de aprobación (buscando desde la lupa por Config. usuario aprobación) Dentro de los cuales encontraremos dos roles:

- Usuario aprobador: Sería el usuario que puede comprar sin límite de importe. Tendría que tener el tick de "Aprobación compras ilimitada". Significa que puede comprar sin límite. En la imagen sería RCORELLA.

- Usuario comprador limitado: Sería el usuario que puede realizar compras hasta un importe. En la imagen este usuario es CARLOS, que tiene limitada la compra a 500 Euros (configurado en "Imp. lim. aprob. solic. compra").

Podríamos continuar con más usuarios aprobadores y limitados por importe. Por ejemplo que mi usuario RCORELLA pudiese aprobar compras de hasta 10.000 Euros y para compras superiores requerir una aprobación.

Si las notificaciones se van a realizar por email, debemos rellenar también el campo "correo electrónico"

2 - Configurar las notificaciones

Para que se pueda realizar una aprobación, hay que notificar al aprobador que tiene un pedido de compra por validar. Para ello podemos configurar como se lo notificamos, colocándonos sobre el aprobador (RCORELLA) y pulsando la opción del menú Configuración de la notificación.

Lo podemos notificar por correo electrónico (si lo hemos incluido claro) o por nota de Business Central. También podemos programar cuando queremos que se notifique. En este caso inmediatamente.

3 - Configurando el flujo de trabajo

Business Central nos proporciona una serie de flujos predefinidos, por lo que solamente deberemos revisarlos para poder usarlos. Buscamos por "Flujos de trabajo" y pulsamos en Nuevo, seleccionando "Nuevo flujo desde plantilla":

Esto nos permite usar una de las plantillas existentes, entre las cuales podemos encontrar, Flujo de trabajo de aprobación pedido compra:

Dentro de la plantilla, podríamos modificarla para incluso definirla para ciertos proveedores solamente o ciertos términos de pago:

Una vez configurada la plantilla, debemos de marcar el flujo como "Activado" para que pueda ser usado:

Ya tenemos nuestro proceso de aprobación de compras configurado. Ahora vamos a verlo funcionar.

4 - Pedido de compra

El usuario de compras limitadas, procederá a realizar un pedido de compras por un importe superior al definido y al intentar registrarlo o lanzarlo nos aparece el siguiente mensaje:

Nos indica que debe aprobarse la compra, por lo que el deberíamos de enviar una solicitud de aprobación desde "Solicitar aprobación":

Como hemos indicado, podríamos crear flujos de aprobación con Power Automate, pero eso lo podríamos ver en otro post.

5 - Aprobando la compra

Una vez enviada la solicitud, el usuario Aprobador recibirá, tal y como le hemos indicado en el punto 1, un email solicitando la aprobación:

Desde allí podrá visualizarlo y aprobarlo si procede. También podrá visualizar las aprobaciones que tiene pendientes desde la pantalla principal (Rol Center):

Pudiendo visualizarlas, aprobarlas, rechazarlas o delegarlas (en caso de que existan otros aprobadores):

Una vez aprobada, el usuario con importe limitado de compras (CARLOS) ya podrá lanzar o registrar el pedido o visualizar quien ha aprobado su solicitud desde Pedidos / Aprobaciones:

En esta entrada hemos comprobado como funcionan las aprobaciones de pedidos de compra en Business Central, sin necesidad de usar Power Automate. Es una herramienta bastante útil y muy sencilla de configurar, así que ya sabéis, si tenéis cualquier duda, podéis consultarme.

Puedes verlo en funcionamiento en mi nuevo canal de Youtube (https://www.youtube.com/watch?v=NJM7xJEnI3A)

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