Veamos un escenario de venta de productos que puede ser utilizado actualmente con una aplicación ERP en la nube como Business Central

Lógicamente, la distribución sigue siendo implicando el uso de personas pero podemos minimizar la interacción entre personas con medidas preventivas.

Tenemos un almacen donde guardamos los productos a distribuir, estos productos podrían ser alimentos enlatados y/o empacados no perecederos. El mercado a surtir es una serie de tiendas o puntos de venta situados en diferentes lugares de una ciudad.

Inicialmente deberemos de agrupar los clientes por zona (puede realizarse con el uso del código postal) y crear rutas de entrega repetitivas con el mismo personal de distribución en fechas fijas de entrega. ¿Porque esto? Bueno, en primer lugar, el personal será el mismo siempre por lo que si nos preocupamos porque el chofer y sus ayudantes estén protegidos y, en el caso de países donde se apliquen pruebas de coronavirus, podremos asegurar hasta cierto punto, que nuestro personal de distribución es coronavirus free.

Un vendedor se dedica a llamar a los clientes teniendo a la mano los consumos previos de cada producto y ofrece al cliente la venta de los mismos con hasta 4 dias de antelación (si se trabaja de lunes a viernes).

El cliente valida la compra y da la aceptación al cliente.

El vendedor lanza el pedido y crea el envío para el almacén.

En el almacén, el jefe del mismo genera el pick list para la ruta para el día a enviar (normalmente, el día hábil siguiente) y hasta el limite de carga del transporte definido gracias a que este dato es parte integral de los datos del sistema.

Cada uno de los empleados de almacen podrá recibir una notificación en su celular mediante Outlook. Esto porque queremos evitar el uso de dispositivos por diferentes usuarios lo que limita la dispersión de virus por esta razón. El celular podría ser proporcionado por la empresa o utilizar uno personal descargando la aplicación nativa del ERP.

Se realiza el pick de los productos, se preparan las cajas o pallets, se envuelve en plástico y se etiqueta colocando la mercancía lista en el área de embarque la cual debe estar separada físicamente (con algún método como cercado metálico) y con acceso desde el dock de carga.

Llegará el transporte y el chofer podrá comprobar en su celular o en una Tablet, la mercancía correspondiente a la ruta y, proceder a cargar el transporte.

Aquí tenemos dos opciones, generar la factura en este momento o generar la remisión de envío de la misma para posteriormente facturar. En cualquier caso, al generar cualquiera de los dos documentos, se genera el envio de un correo electrónico al cliente para que esté enterado de que recibirá su pedido ese día y que mercancía es la que se le entregará.

Aquí, el proceso de carga podría ser optimizado cargando primero lo que se entregará al final y lo ultimo que se carga es lo que se entregara primero acorde a la optimización de la ruta. Para esto, podríamos agregar al sistema ERP una extensión que pueda ayudarnos para definir esto.

Una vez cargado totalmente el transporte, el conductor procede a realizar las entregas del día.

Para el proceso de entrega, el ayudante descarga la mercancía y con el uso de una Tablet con acceso a internet, selecciona el pedido de venta entregado y el cliente (previa desinfección de manos con jabón o gel sanitizante) “firmará” de aceptación el pedido recibido.

En el caso de que no se haya facturado previamente, en ese momento se puede generar la factura y procesar el sello electrónico para que llegue por correo electrónico al cliente.

En el almacén se puede ir revisando los pedidos entregados mediante la creación de un listado donde se haya precargado los pedidos a entregar, una columna de su numero de remisión y una columna con el numero de factura generado así como la fecha y la hora de aceptación por parte del cliente.

En este mismo listado, se puede agregar un workflow que informe al vendedor que la mercancía fue entregada y podemos crear una nueva tarea para 7 dias después (o mas dependiendo de alguna configuración creada en el cliente como un campo tipo dateformula que indique la frecuencia de venta (y la llamada).

Este escenario aplica en mexico para lo que conocemos como “la tienda de la esquina” donde podemos encontrar productos enlatados y empacados no perecederos que son surtidos por mayoristas

¿En que otro escenario piensa que puede utilizar un ERP moderno? Bueno, apenas estamos comenzado a descubrir nueva formas de trabajar para sustituir las antiguas maneras buscando satisfacer las necesidades de nuestros clientes de la mejor manera cuidando no solo la relación comercial, tambien la humana